Verbetering flexibiliteit en kwaliteit van dienstverlening en reducte van capaciteit

‘Kleiner en beter’. Opgezet om de provinciale organisatie door te lichten. De komende twee jaar wordt op alle afdelingen vastgesteld hoe er wordt gewerkt en wat beter kan. Doel: met minder mensen effectiever en beter presteren. Ook vanwege de vergrijzingsuitstroom.

Gea Buikema, projectleider “We willen het slimmer en beter organiseren. Onnodige bureaucratie moet eruit.”
Voor dit project werkt de provincie samen met een extern bureau. In de eerste fase van het project trainen projectleiders van dit bureau de leden van het provinciale onderzoeksteam. In fase II leiden de teamleden het project gedeeltelijk zelf, gecoacht door de ‘externen’. In fase III voeren de provincieteamleden de doorlichtingen zelfstandig uit en bewaakt het bureau de kwaliteit.

Buikema: “Het onderzoek wordt nu uitgevoerd door een extern bureau, maar we willen zoiets ook zelf kunnen. Spannend. Hoe verschaf je de eigen mensen de vereiste expertise? En: kunnen ze het onder hoge werkdruk waarmaken?”
Fase I is vrijwel voltooid. Zes afdelingen zijn doorgelicht, onderzoeksrapporten zijn opgeleverd. Afdelingshoofden gaan op basis hiervan verbeteringen doorvoeren. Op drie afdelingen is de onderzoeksfase bijna afgesloten. Zes afdelingen staan op het punt te worden doorgelicht. Op drie ervan wordt het onderzoek door een provinciemedewerker geleid.

Richard Veenstra, beleidsmedewerker Cultuur: “Wij zijn als een der eerste doorgelicht. Het is lastig een scherpe foto van een afdeling te maken, maar we weten nu welke aanpassingen nodig zijn. We moeten veel projectmatiger gaan werken.”

Fase I wees uit dat efficiënter werken groten-deels middels afdelingsoverstijgende projecten moet worden gerealiseerd.
Veenstra: “Er worden nieuwe linken gelegd. Het is belangrijk over de grenzen van je afdeling heen te kijken.”
Buikema: “Dan pas zie je waar dubbelingen zitten. Bijvoorbeeld: Kanaalbeheer wil materiaal kopen dat Wegbeheer al heeft.”

Het project wordt breed gedragen. Bestuur, management, medewerkers: iedereen staat erachter. De ondernemingsraad is nauw betrokken. Afdelingsbijeenkomsten werden goed bezocht, evenals twee concernbrede bijeenkomsten. Medewerkers werken graag mee aan interviews en groepssessies om processen in kaart te brengen.

Buikema: “Kleiner en Beter dwingt directeuren met hun mensen in gesprek te gaan. Ze moeten de organisatie in. Dat levert veel op en wordt enorm gewaardeerd.”

Resultaten: een methodiek voor het doorlichten van afdelingen, een eigen site K&B, een weblog (het eerste bij de provincie), 22 onderzoeksrapporten met verbetervoorstellen, 22 verbeterplannen. Belangrijkste resultaat: na fase III zijn de hoofdprocessen van de provincie eenduidig en volgens dezelfde methodiek en systematiek beschreven en zijn er afspraken gemaakt over de borging ervan.