Tool Formatieplanning

Kunnen blijven voldoen aan groeiende verwachtingen van klanten. Antwoord kunnen blijven geven op steeds complexere vragen van (toekomstige) opdrachtgevers.
Opvolgingsvraagstukken vóór zijn. Ziedaar Grontmij’s motieven voor het ontwikkelen van een Tool Formatieplanning. Doelstelling-en: inzicht in de formatie zodat individuele medewerkers optimaal kunnen worden ingezet, en: een flexibele organisatie met groot voorspellend vermogen.

De Tool Formatieplanning werd in 2005 ontwikkeld door de afdeling HRM, als hulpmiddel voor leidinggevenden. Het betreft een formulier dat op elke afdeling per individu wordt ingevuld.
Categorieën, onder meer: opleidingsniveau, leef-tijd, ervaringsjaren, werkniveau 2008, verwacht niveau 2012, wel/geen opvolger, drager, blijver/vertrekker, potentie tot verbreding, motivatie op een schaal van 1 tot 10, geschikt voor management of commercie, en met betrekking tot deze werknemer te ondernemen acties.
Jochem van Woerden, manager P&O: “’Dragers’” zijn medewerkers die we als cruciaal voor de organisatie beschouwen en daarom niet kwijt willen. Hen houden we qua beloning en waardering goed in de gaten. Het kan gaan om mensen met bijzondere kwaliteiten, maar ook om cultuurdragers of de enige vrouw op een afdeling.” 
Met behulp van het Tool kunnen overzichten en selecties worden gemaakt, die voorspellen hoe het er op een bepaald gebied over een aantal jaren voorstaat. Zo toont het Tool waar behoefte aan nieuwe medewerkers gaat ontstaan, waar het aan bepaalde competenties ontbreekt en wat moet worden gedaan om mensen te werven of binden.
Van Woerden: “Als je kennis gaat zoeken wanneer je het nodig hebt, ben je te laat. Dankzij het Tool werken we proactief. Als we over twee jaar iemand nodig hebben, nemen we nu een junior aan. Het is allemaal minder zenuwachtig geworden.
“Ook richting zittende medewerkers kunnen we nu proactief zijn. Als iemand overweegt te vertrekken, is het motivatiepunt al gepasseerd. Daarom wachten we niet tot hij genoeg van zijn werk krijgt. Dat moet je vóór zijn. Als je weet wat iemand over vier jaar wil doen, kun je hem nu opleidingsmogelijkheden bieden.”
Zoals veel belangwekkende ‘uitvindingen’ is het Tool geniaal in eenvoud. Een instrument waarvan je je niet kunt voorstellen dat het er ooit niet was. Gewoon een overzicht in Excel, met codes en kleuren, dat simpelweg (“prettig pragmatisch”) strategische informatie levert. 
Van Woerden: “De gebruikers zijn enthousiast. Binnen de organisatie verkoopt het Tool zichzelf. Qua in- en uitstroom doen zich nog nauwelijks verrassingen voor. Opvolgingsvraagstukken komen niet langer als een schok.”

Het Tool wordt door de afdelingshoofden een keer per jaar ingevuld. Hun bevindingen worden afgestemd op die van P&O en de assistent-leidinggevenden. De scores worden met de betreffende medewerker besproken.
Bert de Groot, hoofd Financiële Administratie: “Natuurlijk moeten de bazen die het Tool invullen hun mensen goed kennen en weten hoe de gegevens te interpreteren.
“Onze organisatie is groter en complexer geworden, maar dankzij het Tool óók transparanter, bijvoorbeeld qua opvolgings- en beloningsvraagstukken. Collega’s weten van elkaar wat ze verdienen. Twee mensen die hetzelfde werk doen niet hetzelfde betalen, is dodelijk voor je organisatie. En we hebben de competenties van de medewerkers in beeld. Leidinggevenden kunnen een talent niet langer voor zichzelf houden.” 
Van Woerden: “Wanneer je het Tool invult, ontstaat een foto van de organisatie. Je ziet bijvoorbeeld werkniveaus, potenties, ontwikkelingsmogelijkheden en opvolging. Dat beeld vergelijk je met het beeld over vier jaar. Dat leidt tot acties. Moet een medior adviseur die senior gaat worden geholpen worden met projecten of coaching? Momenteel hebben we 80 projectleiders. We weten dat dat er over vier jaar 120 zijn. Da’s voldoende, nu moeten we weer Mbo-ers gaan werven. De strategische inzichten zijn gegroeid, de tijd van pragmatische en te late werving en selectie is voorbij.”

Met de Tool Formatieplanning is P&O er volgens de Grontmij in geslaagd de organisatie inzichten te bieden die leidinggevenden verder helpen. Met betrekking tot ontwikkeling, strategische werving, MD, beloning van groepen medewerkers, opleidingsbehoeften en opvolgingsvraagstukken cartografeert het Tool heden én toekomst. In plaats van reactief wordt proactief geadviseerd. Dankzij het Tool beschouwt het management P&O als een volwaardig partner. 
Dat meer medewerkers nu op ‘de juiste plek’ zitten, is de kwaliteit van het werk ten goede gekomen. Laag verloop (6%). Medewerkertevredenheid: 7,4. En het Tool kreeg een bijnaam.
‘De glazen bol’ wordt het genoemd. Liefkozend.