Professionaliseringstraject Secretariaten Noord

Belastingdienst Noord omvat Groningen, Drenthe en Friesland. Vijf kantoren, 1550 medewer-kers, 54 leidinggevenden, 29 secretaresses.
Tineke van der Schoot, secretaresse M1 en lid van de werkgroep Professionaliseringstraject Secretariaten Noord: “Tot 2006 bepaalde iedere leidinggevende wat zijn secretaresse deed.
De dienst was destijds telefonisch slecht bereikbaar en tussen secretaresses en leidinggevenden en secretaresses onderling werd onvoldoende gecommuniceerd.”

In april 2006 startte het Professionaliserings-traject. Doel: een professioneel opererend secretariaat, dat uniform te werk gaat, tijdens kantooruren bereikbaar is en onderling intensief samenwerkt.  
Haiko Oosterveld, MT-lid: “We wilden geen top down standaardproject. De doelgroep moest het zelf doen. We hebben alleen gezegd dat er twee jaar voor stond. Wel kwam er een werkgroep, bestaande uit een MT-lid, een MT-secretaresse, een teamleider, een HRMer en een stafhoofd. Geen projectplan. We vroegen leidinggevenden wat zij van een secretaresse verwachtten. Ook van hen werd medewerking verwacht. Zij moesten taken gaan afstaan. Agendabeheer bijvoorbeeld. Teamleiders vreesden dat secretaresses dat niet zouden kunnen.” 
Van der Schoot: “Onze secretaresses moesten gaan samenwerken, maar kenden elkaar niet. Daarom  begonnen we met een conferentie. Daar bleek dat iedereen graag wilde meedoen.” 

Belangrijk onderdeel van het project: het opleidingsplan. Nadat middels een nulmeting de opleidingsbehoefte was vastgesteld, ontwikkelde onderwijsinstituut Schoevers, in samenwer-king met secretaresses en leidinggevenden, een maatwerkopleiding. Wie die te moeilijk vond, kon eerst een basiscursus volgen.
Oosterveld: “In het begin ging het langzaam. Dat lieten we op zijn beloop. Eerst moesten de contacten ontstaan. En er was argwaan. Die bestreden we door duidelijk te maken dat niemand zou worden weggestuurd, ook niet wanneer zij de opleiding niet haalde. Vertrouwen is essentieel.”
Van der Schoot: “De lat lag hoog. Lang niet iedereen bezat het gewenste opleidingsniveau.”

Door de doelgroep nauw bij vormgeving en uitvoering van het traject te betrekken, werd er als vanzelf meegedacht en –gewerkt, en werden veel veranderingen betrekkelijk gemakkelijk geaccepteerd.
Gezamenlijk kozen de secretaresses de 10 Gou-den Regels waaraan een professioneel secretariaat moet voldoen, zoals ‘Bereikbaar van 8:00 tot 17:00’, ‘Per vestiging zijn we één team’, ‘Per regio-overleg een vaste notulist + vaste achtervang’, ‘We zijn het visitekaartje voor interne en externe klanten’, en ‘investeren in onszelf en krijgen de ruimte om opleidingen te volgen’.
Alle regels worden inmiddels uitgevoerd en nageleefd.